L’introduzione operativa di strumenti digitali nelle organizzazioni pubbliche non ha determinato, nell’ultimo ventennio, una corrispondente ed auspicabile evoluzione dei processi gestionali esistenti.
La sostituzione di una tecnologia obsoleta con una più recente non ha comportato quindi un corrispondente incremento del valore creato dai processi gestionali.
L’incremento di valore si sarebbe realizzato invece se le capacità innovative delle tecnologie digitali introdotte avessero comportato una riprogettazione dei processi aziendali interni della PA.
Al fine del miglioramento di tali processi gestionali si rende ora indispensabile comprendere come ed in quale misura la diffusione delle potenzialità offerte dalle tecnologie digitali possa concretamente ridisegnare i processi decisionali e gestionali della PA al fine di migliorarne la performance.
Appare sempre più attuale e contingente un coinvolgimento organizzativo e culturale mediante una riprogettazione dei ruoli e delle responsabilità focalizzato sulla motivazione del personale. Se l’operazione funzionasse il personale ne uscirebbe non solo motivato ma adeguatamente formato per l’utilizzo delle nuove tecnologie, indipendentemente dall’età e dalla personale predisposizione alla digitalizzazione.
La predisposizione alle innovazioni: come diffondere le nuove tecnologie
La predisposizione per l’utilizzo di nuove tecnologie è un talento proprio di alcuni lavoratori, non necessariamente specializzati in tale ambito, vale a dire privi di competenze ingegneristiche o informatiche a livello scolastico/universitario, ma semplicemente dotati di esperienza e intuito informatico-digitale tali da poter coinvolgere anche la restante quota di personale dell’organizzazione privo di tale predisposizione.
In ogni organizzazione pubblica dovrebbe pertanto potersi individuare un team di persone non solo con elevata predisposizione per l’utilizzo e l’implementazione di ogni nuova tecnologia digitale utilizzabile, ma altresì capace di tradurre ogni nuova introduzione digitale – in modalità comprensibili a tutto il personale coinvolto – in una reingegnerizzazione dei procedimenti amministrativo-contabili di competenza di ogni dipendente.
Come le aziende private, PA che ai giorni nostri non utilizzano fascicoli dei procedimenti del tutto dematerializzati e sono ancora fondate su metodi di calcolo che prescindono dall’utilizzo di quanto offrono i pc ed i software a disposizione…andrebbero semplicemente chiuse, non riorganizzate.
Altrimenti il nuovo personale via via subentrante non sarà o potrà mai essere incentivato a fornire le proprie skills in materia, ma verrà sempre visto come un pericoloso elemento di turbamento su vecchi, lenti e farraginosi equilibri di sistema, desueti e sorpassati ovunque, ma non all’interno di moltissime PA, locali regionali o statali, del nostro territorio nazionale.
Ripensare la formazione: studiare i processi gestionali esistenti per poterli modernizzare e digitalizzare
Si pensi all’immensa offerta di formazione nella PA: oramai ogni dipendente pubblico è letteralmente inondato da corsi soprattutto online e molto più raramente in presenza. Ma quanti dipendenti traggono effettivo beneficio lavorativo o professionale da tali corsi? Personalmente ritengo che prima ancora di parlare di digitalizzazione della nostra PA si renderebbe indispensabile riprogettare il sistema formativo sul quale dovrebbe poi basarsi la diffusione delle nuove tecnologie e del relativo apporto motivazionale.
La formula di formazione più diffusa oggi è basata sull’offrire ad una determinata platea (ad esempio i funzionari addetti ai bilanci degli enti locali) specifici corsi di formazione su tematiche ad hoc: la nuova legge di bilancio, i nuovi vincoli europei, la gestione dei residui, dei tributi, ecc.. Spesso però quando il dipendente rientra in ufficio l’immensa mole di dati e nozioni acquisite durante il corso – spesso solo telematico – non è utile a tradursi in un’effettiva evoluzione gestionale interna dei propri metodi di lavoro, evoluzione che dovrebbe inglobare ed ammortizzare l’implementazione delle sempre nuove metodologie di predisposizione e gestione dei bilanci, dei tributi e della contabilità interna agli enti locali.
Invece di offrire corsi di formazione standardizzati per diversi contesti, ogni PA dovrebbe essere analizzata nei propri procedimenti amministrativo-contabili interni esistenti al fine della pianificazione di percorsi formativi dedicati, con risultati preventivati e monitorati. Ogni nuovo processo di diffusione delle nuove tecnologie digitali deve essere flessibile, adattabile e progettato per realizzare, a parità di personale, gli obiettivi delle sempre crescenti sfide in campo contabile fiscale e tributario richiesti dall’attuale gestione dei bilanci locali.
Affinchè la consapevolezza dei benefici in termini lavorativi e/o professionali derivanti ai lavoratori dalla riorganizzazione dei procedimenti a seguito della digitalizzazione possa essere creata ed incentivata è indispensabile, in via preliminare, riprogettare una classe dirigente nella PA che sia in grado di tradurre in concreti benefici economici tale sforzo. Non serve più personale nelle PA, serve invece meno personale, che lavori meglio e che sia conseguentemente gratificato economicamente per gli obiettivi raggiunti digitalizzandosi. Se il procedimento amministrativo-contabile non deve o non può cambiare o essere ripianificato e riorganizzato, non sarà mai possibile digitalizzarlo.
Esempi di digitalizzazione nella PA:
– Automazione dei flussi ripetitivi: i flussi operativi di lavoro che vengono sostituiti da metodologie digitalizzate, mediante l’eliminazione contestuale di attività superflue, non devono essere visti come la sostituzione di lavoro umano con il lavoro delle macchine. Devono invece essere interiorizzati come un’evoluzione del ruolo dei lavoratori – di tutti i lavoratori anche quelli meno formati – da “data entry” a “gestori di processi digitalizzati“;
– Introduzione di sistemi di analisi preventiva: i procedimenti decisionali della PA quasi mai vengono basati sulla proiezione delle decisioni intraprese in ottica di lungo periodo. E’ invece indispensabile riformulare i processi decisionali in modo tale da far prevalere l’importanza del dato e della sua prevedibile direzione futura, rispetto alla mera decisione assunta ex post a dato verificato e immodificabile (si pensi, a titolo esemplificativo, ai fenomeni di dissesto e di riequilibrio degli enti locali ed all’indispensabile necessità di formulare modelli predittivi ex ante e, soprattutto, di renderli operativi e diffusi negli enti locali ad ogni livello, quindi non solo all’interno del settore finanziario).
– Simulazione di nuovi processi gestionali: in via preliminare è indispensabile simulare costi e benefici dell’introduzione di nuove modalità di lavoro, onde ridurre ogni potenzialità di errore – e dei conseguenti costi in termini economici – nella loro implementazione;
– Riprogettazione del procedimento amministrativo o contabile a seguito della digitalizzazione dei processi: creare valore nella PA significa riprogettare i procedimenti amministrativi e contabili eliminando passaggi non necessari, riducendo le duplicazioni operative ed aumentando la semplificazione e la riduzione al minimo dell’iter burocratico di ogni procedimento anche al fine della ridefinizione del front-office con il cittadino.
Creazione di valore e digitalizzazione
Nessun ufficio pubblico potrà essere in grado di fronteggiare sia la continua evoluzione normativa, sia la prevenzione degli effetti a lungo termine di avverse dinamiche economiche internazionali e geopolitiche se non coglie l’occasione di ripensare i processi di lavoro in modo efficiente e trasparente ed orientato al valore.
A questo serve la digitalizzazione e la relativa formazione preventiva.
Non più basata sullo sterile corso di formazione online tecnico-normativo su questa o quella materia, ma focalizzata sullo studio dei processi di lavoro interni ad ogni PA al fine della loro semplificazione e riduzione e contemporaneo incremento di valore delle attività proprie di ogni ufficio pubblico.
Meno dipendenti pubblici ma che lavorano meglio e, cosa certamente da non sottovalutare, molto più pagati e motivati.
Per realizzare questa auspicabile trasformazione è indispensabile che tale bisogno formativo sia percepito da chi la PA la gestisce. Invece, anche difronte alle sempre incalzanti innovazioni tecnologiche, l’unica risposta all’incapacità di indirizzare la propria amministrazione pubblica verso l’efficienza gestionale fornita dai dirigenti o amministratori pubblici è che tale carenza è dovuta alla mancanza di personale. Ogni dirigente pubblico che si difenda in tal senso anche ai giorni nostri dimostra inequivocabilmente che il vero problema della mancata realizzazione degli obiettivi gestionali a lui affidati è proprio da ricercarsi in sé stesso.